Kvalitní komunikace a přesné informace jsou předpokladem fungujícího týmu a úspěšně uzavřených zakázek. Pokud však ve firmě tok informací vázne, může dojít k finančním ztrátám, které si podnikatelé mnohdy ani neuvědomí. V následujícím článku vám představíme nejčastější chyby, kterých se firmy dopouštějí. Zároveň vám poradíme, jak se jim vyvarovat.
Příliš mnoho informací bez řádu
Většina podnikatelů přiznává, že nemá přehled o všech informacích a procesech ve své firmě. Tento stav je přirozený, protože v rámci firem dnes koluje enormní množství objednávek, faktur či dokumentace k projektům. Ovšem jen někteří podnikatelé si uvědomí, že jim nedostatek informací a špatná komunikace může způsobit finanční ztráty. Tito podnikatelé pak většinou chtějí situaci řešit a zavedou do své firmy informační systém, který jim pomůže zefektivnit vnitrofiremní komunikaci.
Nedůvěra k moderním softwarovým nástrojům
Strach z využívání informačních systémů často brání firmě v jejím rozvoji. Dobrý informační systém je nepostradatelná pomoc pro každou firmu, podobně jako třeba asistentka nebo účetní. Nové i stávající zakázky, stejně jako fakturace, to vše vyžaduje rychlou a přesnou komunikaci firemního týmu. Ne vždy je však možné svolat celý tým na jedno místo a dlouhé hodiny se radit o aktuálním chodu firmy. Informační systémy pomáhají firmám spravovat nejen zakázky, ale i výdaje a příjmy. Díky těmto systémům lze také přehledně organizovat čas zaměstnanců tak, aby byl využit efektivně. Zavedení informačního systému je tedy prvním krokem, který může výrazně snížit náklady na chod mnoha společností. Řada systémů je navíc v základních verzích dostupná zcela zdarma.
Pomalý rozjezd nových zakázek
Nová zakázka přináší do firmy nejen nadšení, ale i prvotní zmatek a potřebu získat příslušné/nové/odpovídající informace. Prodleva při nastartování nového byznysu může vzniknout jednoduše. Zaměstnanci se věnují dosavadním úkolům, obchodníci jsou na cestách a management řeší strategická rozhodnutí. Předání informací o nové zakázce a potřebných krocích celému týmu telefonem a e-maily je většinou nadlidský úkol. Pomalé reakce a dlouhé termíny realizace zakázky však můžou vyvolat nedůvěru u klienta, nebo dokonce poskytnout prostor pro rychlejší konkurenci.
Prodlevě mezi sjednáním zakázky a její realizací lze přitom jednoduše předejít. Základní rada zní: používejte informační systém, který není pouhým úložištěm dat. „Ideální systém by se měl chovat jako osobní asistentka všech členů týmu nehledě na to, kde se právě nacházejí. Nezbytnou součástí takového systému jsou proto mobilní aplikace pro chytré telefony a tablety. Ty dokážou při vzniku nové zakázky okamžitě propojit členy týmu, informovat je o stavu věcí a rovnou je aktivně zapojit do práce na zakázce,“ doplňuje Michal Hochman, produktový manažer firmy IReSoft.
Neaktuální rozpočet a zaměstnanci bez dozoru
Přehled o rozpočtu zakázky a nákladech na její zhotovení jsou jedním z nejdůležitějších předpokladů pro zisk firmy. Neaktuální rozpočet naopak bývá slabým místem řady projektů. Rozhodnutí o nečekaných výdajích bez dostupných podkladů tedy může firmy přijít draho. Zkušení podnikatelé proto informační systémy využívají také pro kontrolu nákladů na zakázkách. Náklady lze jednoduše konzultovat přes aplikace, a dokonce je k zakázkám zapisovat rovnou při nákupu. Finanční bilance jednotlivých zakázek je tak neustále aktuální a pod kontrolou. Podobně mohou podnikatelé sledovat výkazy zaměstnanců a v případě externistů ohodnotit cenu jejich práce. Ať už váš tým pracuje v České republice, nebo v zahraničí, s kvalitním informačním systémem máte přehled o výsledcích jeho práce doslova v kapse.
Nejasné kompetence a priority
Čím větší zakázku firma získá, tím větší tým je potřeba řídit. Tím ovšem vzniká i větší prostor pro nejasnosti. Šum při telefonickém hovoru či špatně pochopený e-mail snadno vedou k situaci, kdy zaměstnanci pracují na nesprávných úkolech. I v těchto případech je vhodné se spolehnout na systémy propojené s mobily a tablety. Pomocí chytré mobilní aplikace mají členové týmu neustálý přehled, na čem ostatní právě pracují a co nejvíce spěchá. Tato informovanost celého týmu výrazně snižuje riziko chyb i dodatečné náklady. Pokud už nastane při zakázce akutní problém nebo změna, celý tým může okamžitě reagovat. „Při řešení akutních situací se mobilní aplikace osvědčily především svou rychlostí a přehledností. Pracovník naší firmy v terénu například nafotí problém, zaměstnanci na firmě jej bez nutnosti se scházet okamžitě zhodnotí a navrhnou řešení,” dodává Ing. Lukáš Bumbál, jednatel firmy Webdesign studio.
Ztráta zaměstnance a nováčci v týmu
Ať už je to dovolená, nebo nemoc, nepřítomnost jediného zaměstnance často vede ke snížení výkonu celého týmu. Doba realizace zakázky se prodlužuje a náklady rostou. Mnohdy se tak děje, když chybí cenné informace, které je pak nutné složitě dohledávat. Pokud navíc tým získá novou posilu, zasvěcení do zakázky spolkne řadu času i energie. S infomačním systémem stačí nováčka přidat k dané zakázce a ten má ihned k nastudování přehled o historii, rozpočtu i stavu objednávky na jednom místě. Tým tak začne fungovat rychleji a management má jistotu, že informace budou předány.
Sledujte nás na sociálních sítích:
