6+1 překážka, která vás nejvíce zdržuje při práci

Superžrout času: Špatně naplánovaná práce bez určení priorit

Chcete-li odstranit potenciální žrouty času v jejich samém zárodku, mít vysokou produktivitu práce, včasně vypracované úkoly, ale zároveň pohodové pracovní prostředí bez zbytečného stresu, naučte se správně plánovat své aktivity. „Nejprve si přesně definujte úkoly, poté určete prioritu každého z nich a následně si stanovte časový harmonogram. Jestliže máte před sebou například trojici prioritních úkolů, které jsou stejně důležité a neodkladné, přiřaďte každému z nich různou známku jako ve škole – od jedné do pěti. To vám pomůže situaci zpřehlednit a správně se rozhodnout, čím začnete. Nehrozí vám, že budete chaoticky přebíhat od jednoho úkolu k druhému a ani jeden nedokončíte včas,“ říká Jan Dvořák, ředitel Počítačové školy Gopas.

Když si aktivity dobře naplánujete, je třeba se plánu držet. Samozřejmě, že situace je dynamická a důležitost i naléhavost jednotlivých úkolů se mění, ale musíte mít svůj plán pod kontrolou. Tuto snahu se vám budou snažit překazit následující „žrouti času“. Braňte se jim!

Nekoncepční styl práce s poštou

Vašemu pracovnímu tempu ani systematičnosti rozhodně nepřidá neustálé přerušování práce, například kvůli novému e-mailu, který si nežádá okamžitou odpověď. Bude postačující, když budete poštu kontrolovat každých 15 minut v případě, že potřebujete být v soustavném kontaktu s klienty či obchodními partnery. Při běžném režimu stačí kontrola e-mailů v hodinovém intervalu. Poštu, kterou lze vyřídit do dvou minut, však řešte okamžitě, zbytek si rozplánujte. Potenciálním žroutem času jsou také e-maily, které jsou sice svým obsahem důležité, ale v kolonce Předmět uvedl odesílatel nicneříkající informaci nebo nechal políčko prázdné. Jestliže pracujete s historií vaší pošty a budete se k důležitému mailu vracet i v budoucnu, jednoduše klikněte na řádek Předmět zprávy a připište údaj, který vám později pomůže k jejímu rychlému vyhledání. I takto lze ušetřit čas.

Surfování na internetu v pracovní době

Ožehavým tématem a velkým nepřítelem efektivní práce jsou vaše internetové aktivity, které nijak nesouvisejí s vykonávaným pracovním úkolem. Jestliže strávíte v pracovní době jen půl hodiny denně na Facebooku, za měsíc promarníte klábosením s přáteli 10 pracovních hodin. A to je více než jeden standardní pracovní den, který může uvést vaši práci do časového skluzu. Na druhou stranu, pokud máte klíčové úkoly splněné a cítíte se unaveni, může vám Facebook posloužit jako skvělý způsob relaxace. Jednoduše vypněte, dejte si kávu a promluvte si 15 minut s přáteli třeba o pěstování jahod. Tyto aktivity však musíte mít pod kontrolou.

Nepořádek na stole i pracovní ploše PC

Dbejte na pořádek na vašem pracovním stole, budete ho mít i v mysli. Nevzhledně poházené papíry, útržky s chaoticky napsanými poznámkami mohou vzbuzovat určité pnutí a nervozitu nebo vyvolávat dojem, že všechno není, jak má být. To má za následek sníženou koncentraci na pracovní úkony, jejichž zpracování pak trvá déle. Žrouti času číhají také na pracovní ploše počítače, která je zaneřáděná nánosy nepotřebných ikon, v nichž se sotva vyznáte. Zredukujte jejich počet a nechte si jen takové, s nimiž pravidelně pracujete.

Chaotické ukládání souborů do počítače

Pokud si nechcete systematicky komplikovat život, přestaňte s chaotickým ukládáním dat do vašeho počítače bez umístění do vhodně pojmenované složky a navíc pod nic neříkajícími názvy. I když je to v danou chvíli rychlé a pohodlné, nevědomky si vytváříte silného žrouta času i zde. Většina systémů automaticky ukládá všechny položky do složky Stažené soubory. Sice budete mít všechna data na jednom místě, ale dříve nebo později se v nich přestanete orientovat a hledáním toho pravého souboru se budete zbytečně zdržovat. Zařiďte si to lépe, buďte pečliví a vytvořte si vlastní systém ukládání dat, ve kterém se neztratíte.

Podceňování zálohy důležitých dat

„Pozornost věnujte také zálohování důležitých dat, ať už se jedná o firemní poštu, tabulky, grafy, prezentace či veškeré soubory, s nimiž budete dříve nebo později znovu pracovat. Obnova ztracených nebo poškozených dat je časově náročná i pracná a v některých případech dokonce zhola nemožná,“ doplňuje Jan Dvořák z Gopasu. Nechcete přece dělat jednu práci dvakrát, že? Jestliže nevíte, jak se záloha dat dělá, obraťte se na vašeho IT kolegu, který vám jistě rád poradí.

A dobrá rada na konec: používejte Paretovo pravidlo

Na závěr je na místě upozornit, že podle univerzálního Paretova pravidla způsobuje 20 % žroutů času až 80 % časové ztráty našeho pracovního fondu. Udělejte si proto malou analýzu svých činností a zjistěte, které lapače času vás nejvíce brzdí. U někoho to může být nekontrolované surfování na internetu, u jiného zase nepřiměřené dlouhá délka komunikace s nedůležitými zákazníky, u dalšího zaměstnance je to třeba klábosení s kolegy. Podaří-li se vám alespoň některé z nich omezit či zcela eliminovat, sklidíte ovoce v podobě lepších pracovních výsledků.