Komunikace e-mailem se stala naprosto běžnou součástí našich životů. Pracovních i osobních. Ovšem především v pracovní oblasti vyžaduje psaní e-mailů dodržování určitých základních pravidel.
Která patří k těm nejdůležitějším?
Pracovní pošta neslouží k osobní komunikaci
Většina společností má toto základní pravidlo přímo v pracovním řádu, ovšem i kdyby to bylo jen pravidlo nepsané, je rozhodně třeba mít je na paměti. Nejen proto, že pracovní e-maily bývají zaměstnavatelem monitorovány. Pro soukromé záležitosti slouží freemaily, psát si osobní sdělení z pracovní adresy je neprofesionální.
Máme oslovení a rozloučení
E-maily by měly mít i určitou formu. Především byste adresáta měli vždy správně oslovit, a to buď jménem, nebo titulem, případně funkcí (tedy například „Vážený pane Nováku/pane doktore/pane řediteli“). Pamatujte, že v případě oslovování jménem je nutné dodržovat skloňování, tedy že oslovujeme 5. pádem („pane Nováku“, nikoli „pane Novák“). Na konci e-mailu by pak mělo být náležité ukončení (např. „S pozdravem“) a především váš podpis.
Gramatika je důležitá
Psaný projev o vás hodně napoví, a tak si nezapomeňte každý pracovní e-mail před odesláním přečíst. Ojedinělý překlep nebo chybějící čárku vám adresát jistě odpustí, ale e-mail plný chyb jen potvrzuje, že vám jeho příjemce nestál ani za to, abyste si to, co jste napsali, po sobě zkontrolovali. A to je výrazem neúcty.
Ne každý musí být v kopii
Funkce „kopie“ (případně „skrytá kopie“) nebo „odpovědět všem“ jsou sice užitečnými nástroji, ale mnozí lidé je nadužívají. Pokud se konverzace, jež se z původně hromadného e-mailu časem vyvinula, už netýká všech adresátů, není třeba jim zaplňovat schránku dalšími desítkami zpráv.
„Předmět“ je klíčový
Políčko „předmět“ by mělo být vždy vyplněno! Měli byste v něm heslovitě shrnout, čeho se obsah e-mailu týká. Pro zpětné vyhledávání v poště je to velmi užitečný nástroj. Mimochodem, někteří lidé si pletou „předmět“ s tělem e-mailu. Samotnou zprávu do tohoto políčka nikdy nepište.
I e-maily mají „pracovní dobu“
Po večerech, o víkendech nebo na dovolené by měly e-maily odpočívat. Jistě, existují i výjimečné situace, kdy se prostě musíte připojit i od moře, ale neměli byste kontrolovat poštovní schránku každých 15 minut. Některé společnosti dokonce svým pracovníkům zakazují komunikovat s klienty mimo pracovní dobu.
Někdy je lepší osobní komunikace
E-maily jsou skvělým pomocníkem v komunikaci. Ovšem psaná forma v sově skrývá několik rizik, například že obsah sdělení nebude přesně pochopen tak, jak jste zamýšleli. Pokud tedy máte tu možnost, zvolte u sdělení, u něhož takové riziko hrozí, osobní kontakt s potenciálním adresátem. vyvarujete se tak nepříjemnostem s dalším a dalším vysvětlováním.
Sledujte nás na sociálních sítích:
